Gekündigt worden? Lust auf einen beruflichen Neuanfang oder keine Perspektive mehr im alten Job? Es gibt viele Gründe, sich beruflich neu zu orientieren, aber ebenso viele Herausforderungen auf dem Weg zum Traumjob. Von der Wahl der Bewerbungsmappe bis zum Verfassen eines Anschreibens können viele Fehler gemacht werden. Mit der optimalen Vorbereitung hingegen steigen die Chancen auf einen lukrativen Arbeitsplatz. Wir stellen die zentralen Formalkriterien von schriftlichen und digitalen Bewerbungen vor.

Blonde junge Frau sitzt im Bewerbungsgespräch

Professionelles Bewerben will gelernt sein, verbessert aber auch die Chancen auf eine feste Anstellung. Bildquelle: racorn – 366213614 / Shutterstock.com

In den siebziger Jahren wurden Bewerbungsschreiben noch handschriftlich verfasst. Der Lebenslauf bestand aus einem Fließtext, Angaben zu den Berufen der Eltern und der Mädchenname der Mutter mussten in jeder guten Bewerbung vorhanden sein. Seitdem hat sich viel geändert.

Soziale Netzwerke wie Xing haben die Jobsuche revolutioniert. Apps werten mittlerweile persönliche Qualifikationen aus und Bewerbungstrainer verdienen viel Geld damit, die Führungskräfte von morgen perfekt auf das anstehende Bewerbungsgespräch beim Firmenchef vorzubereiten.

Während Social Recruiting an Bedeutung gewinnt, Digitalisierung, Vernetzung, Anglisierung und Globalisierung unseren Alltag bestimmen, wandelt sich auch der Arbeitsmarkt. Wie sieht eine professionelle Bewerbung heutzutage aus? Welche formalen Kriterien gibt es zu beachten und welche inhaltlichen und sprachlichen Fehler sollte man lieber nicht machen? Wir klären auf.

Die elektronische Bewerbung –Wichtige Hinweise zur Bewerbung per E-Mail

Bewerbungen in digitaler Form, die problemlos über den eigenen E-Mail-Account verschickt werden können, liegen im Trend. Immerhin ersparen sich viele hierdurch den Gang zur nächsten Poststelle und wissen ihr Bewerbungsschreiben binnen Sekunden beim Adressaten zugestellt. Auch bei Unternehmen sind E-Mail- oder Online-Formularbewerbungen gefragter denn je. Doch nicht immer ist eine Bewerbung per E-Mail auch tatsächlich angebracht.

Statistik zur Präferenz von Personalentscheidern bezüglich Bewerbungsformate

Statistik: Die meisten Personalentscheider bevorzugen mittlerweile digitale Bewerbungsformate. Bildquelle: eigene Darstellung

Wann darf ich mich per E-Mail bewerben?

Empfehlenswert ist die Bewerbung per E-Mail, wenn der potentielle Arbeitgeber dies ausdrücklich wünscht oder die E-Mail-Adresse der Personalverantwortlichen zumindest in der Stellenanzeige aufgeführt ist. In manchen Branchen ist die E-Mail-Bewerbung mittlerweile aber nicht nur akzeptiert, sondern Pflicht. Hierzu zählen folgende Unternehmen bzw. Branchen:

  • Unternehmen mit technischer Ausrichtung
  • IT-Unternehmen
  • PR- und Werbe-Agenturen
  • Firmen aus dem Mediensegment

Kann ich mich auch per E-Mail bewerben, wenn diese Möglichkeit nicht explizit genannt wird?

Wer sich unsicher ist, der sollte persönlich nachfragen – das geht ebenfalls über E-Mail. Die Anfrage sollte sich aber auch in diesem Fall direkt an den Personalverantwortlichen richten. Eine Auskunft könnte folgendermaßen formuliert werden:

Betreff: Akzeptieren Sie eine E-Mail-Bewerbung?

Sehr geehrte/r Frau/Herr…,

über das Online-Portal „Musterportal“ bin ich auf Ihr Stellenangebot gestoßen. Sie suchen eine/n „Musterberuf“ – eine Tätigkeit, die mich sehr interessiert, weswegen ich Ihnen schnellstmöglich meine Bewerbungsunterlagen zusenden möchte. Akzeptieren Sie eine Bewerbung per E-Mail oder präferieren Sie eine postalische Zustellung? Ich bedanke mich vorab für Ihre Antwort.

Freundliche Grüße,

Viele unterliegen allerdings dem fälschlichen Glauben, mit einer E-Mail-Bewerbung den Bewerbungsprozess verkürzen zu können. Dabei wird von vielen Bewerbern vergessen, dass auch die digitale Bewerbung viel Aufwand und Organisation erfordert. Nachweise müssen ebenso sorgfältig zusammengestellt werden wie bei einer klassischen Bewerbungsmappe.

 Junge Frau sitzt in einem Cafe und verschickt ihre Bewerbung via E-Mail.

Laut Chris und monster.de werden E-Mail-Bewerbungen bis 2019 deutlich zurückgehen. Bis dahin werden 60 Prozent Formularbewerbungen sein. Die klassische Papier-basierte Bewerbungsmappe wird dann nur noch 5,6 Prozent ausmachen. Bildquelle: Jacob Lund – 387116665 / Shutterstock.com

Zudem: Die Bewerbung muss in das PDF-Format formatiert werden. Auch das persönliche Foto muss in digitaler Form verfügbar sein. Wer nicht das entsprechende Know-how und fundierte PC-Kenntnisse besitzt, benötigt für die E-Mail-Bewerbung womöglich deutlich länger und sollte von dieser Bewerbungsform besser Abstand nehmen.

Weiterhin sollten Bewerber darauf eingestellt sein, sehr schnell vom Personaler Antwort zu erhalten. Mitunter ruft der Personalentscheider sogar persönlich durch und trifft bereits über das Telefon eine Vorauswahl. Bewerber müssen also auf derartige Eventualitäten vorbereitet sein.

Denn bekanntlich zählt der erste Eindruck. Dies gilt auch für die eigene E-Mail-Adresse. Offensichtluch privat genutzte Accounts, in deren E-Mail-Adressen Spitz- oder Kosenamen auftauchen, sollten für professionelle Bewerbung nicht genutzt werden.

Der erste Eindruck – Die formalen Kriterien der digitalen und schriftlichen Bewerbung

Was die wenigsten wissen: Gerade in großen Unternehmen gewähren sich Personaler zumeist nicht länger als 30 Sekunden, um eingehende Bewerbungen zu prüfen. Soll heißen: Der erste Eindruck zählt und hier können Bewerber fast ausschließlich über die optische Aufmachung ihrer Bewerbungsunterlagen punkten.

Die formale Korrektheit der Bewerbung ist demnach entscheidend. Dies bedeutet, dass die Bewerbungsmappe nicht nur optisch einen professionellen Eindruck hinterlassen sollte, sondern auch vollständig sein muss. Die drei wichtigsten Aspekte zusammengefasst:

  • Optische Aufbereitung: Dies umfasst den Umfang der Bewerbung, das digitale Foto sowie die Qualität von Ausdrucken und Kopien.
  • Fehlerlosigkeit: Lebenslauf und Anschreiben müssen auf den ersten Blick den Formalkriterien entsprechen.
  • Vollständige Unterlagen: Belege über Qualifikationen, Zeugnisse, Abschlüsse, Zertifikate, all dies muss lückenlos beigefügt sein.
Bewerber muss sich im Bewerbungsgespräch für seine Fehler im Curriculum Vitae rechtfertigen.

Eine Umfrage von YouGov hat ergeben, dass 28 Prozent der Bewerber weniger als eine Stunde für die Erstellung eines Lebenslaufes benötigen. In dem Fall ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern darin vergleichsweise hoch. 50 Prozent benötigen zwischen ein und drei Stunden. Bildquelle: NPFire – 273506660 / Shutterstock.com

Zerknitterte Unterlagen, „billig“ aussehende Bewerbungsmappen, fehlende Dokumente, nicht zu entziffernde Kopien oder Scans, ein unangebrachtes Bewerbungsfoto oder sogar Flecken auf den Unterlagen sind gleichbedeutend mit einer vorzeitigen Absage. Haben Bewerber allerdings die erste Sichtkontrolle gemeistert, sollte die Bewerbung formal auch auf den zweiten Blick überzeugen können.

KriteriumE-MailSchriftliche Bewerbung
Umschlag und Adressierung
  • Nur einen Empfänger nennen
  • Handschriftliche Adressierungen sind ebenso in Ordnung wie computeradressierte Etiketten
  • E-Mail direkt an den Empfänger senden
  • Ob brauner oder weißer Umschlag, die Farbe ist nicht von Bedeutung; auf Musterungen sollte aber schon verzichtet werden
  • Beim E-Mail-Text entweder das Anschreiben, das sich zusätzlich als PDF-Datei im Anhang befinden sollte, oder einen kurzen Text verwenden, der auf die Bewerbung im Anhang hinweist
  • Umschläge mit Fenster sind zu empfehlen, so erspart man sich die handschriftliche Beschriftung; die Absenderadresse sollte aber dennoch auf dem Umschlag zu finden sein
  • Vor dem Versenden die Bewerbungsmail an sich selbst oder Bekannte verschicken und auf Korrektheit und Form überprüfen
Bewerbungsmappe
  • Modernes und hochwertige Optik
  • Unkompliziertes Heftsystem, beispielsweise Klemmbügel, aber keine Metallbindung
  • Dezente Farbwahl aus festem Material, das nicht so leicht knickt
  • Einfache Handhabung, mit der sich alle Dokumente auf einmal herausnehmen lassen
Anschreiben
  • Das Anschreiben liegt immer auf der Bewerbungsmappe und wird nicht eingeheftet
  • Nicht länger als eine DIN-A4-Seite, so zeigen Sie, dass Sie imstande sind, Wesentliches kurz zu fassen
Lebenslauf
  • Zwei Seiten gelten als optimaler Umfang, dies hängt aber natürlich vom Alter und den Erfahrungen des Bewerbers ab
  • Es sollte nur das aufgelistet werden, was für die vakante Stelle tatsächlich relevant ist
Grammatik und Rechtschreibung
  • Bei Bewerbungen im kaufmännischen Bereich oder für Berufe, bei denen die Korrespondenz mit Außenstehenden verlangt wird, sind Rechtschreib- und Grammatikfehler ein zentrales Ausscheidungskriterium
  • Bei Berufen mit praktischem Fokus oder informellen Tätigkeiten werden orthografische und grammatikalische Korrektheit zumeist nicht so streng bewertet, dennoch sollten auch hier Fehler vermieden werden
BewerbungsfotoBewerbungsfotos sind bei internationalen Bewerbungen nicht üblich. Für Bewerbungen im deutschen Inland gilt:
  • Bewerbungsfotos sollten stets beim Fotografen angefertigt werden
  • Es sollte dem Beruf entsprechende seriöse Kleidung getragen werden
  • Am besten eignen sich Aufnahmen im Dreiviertelprofil
  • Auflösung und Farbqualität müssen stimmig sein
  • Bewerbungsfotos gehören auf das Deckblatt oder in den Lebenslauf
  • Biometrische Passbilder, Handyaufnahmen, Freizeitfotos und ähnliche Schnappschüsse sind tabu
Größe / Papier / Format
  • Die Bewerbung sollte im PDF-Format im Anhang der E-Mail zu finden sein und einen aussagekräftigen Dateinamen besitzen
  • Kein farbiges oder recyceltes Papier verwenden
  • Es sollte die gesamte Bewerbung als eine PDF-Datei zur Verfügung gestellt werden
  • Weißes, gerne etwas schwereres Papier (90 bis 100 Gramm) nutzen
  • Die Dateigröße sollte 3 MB nicht überschreiten
  • Dokumente nicht in Klarsichtfolien hüllen, dies erweckt den Eindruck, dass die Bewerbung mehrfach verschickt werden soll

Kreativität in der formalen Gestaltung der Bewerbung ist zumeist, mit Ausnahme womöglich bei Werbeagenturen, nicht gefragt. Wer auf Sauberkeit, Ordentlichkeit und formale Richtigkeit achtet, der sticht in der Regel ohnehin aus der Masse der unzähligen Bewerbungen heraus.

Vollständig und in korrekter Reihenfolge – So werden Bewerbungsunterlagen geordnet

Ein Bewerber hakt verschiedene Punkte einer Checkliste ab.

Bewerbungsunterlagen müssen vollständig sein. Eine zuvor angelegte Checkliste kann Flüchtigkeitsfehler, wie ein fehlendes Zeugnis vermeiden. Bildquelle: spacezerocom – 403222465 / Shutterstock.com

Wer sich die Chance bewahren möchte, zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen zu werden, der muss neben den formalen Kriterien auch sicherstellen, dass seine Dokumente vollständig und in der richtigen Reihenfolge in der Bewerbungsmappe vorzufinden sind.

Checkliste für die Bewerbung – Vollständig und in richtiger Reihenfolge?
1. Anschreiben: Lose auf der Mappe liegend und nicht eingeheftet
2. Deckblatt (kein Muss!)
3. Lebenslauf
4. Erklärungsseite (kein Muss!)
5. Lichtbild: Nicht bei internationalen Bewerbungen; auf dem Deckblatt oder Anschreiben platziert
6. Anhänge, Dokumente und Nachweise:
a. Schulzeugnis (nur höchster Abschluss der allgemeinbildenden Schule)
b. Ausbildungsnachweise /-zeugnisse
c. Arbeitszeugnisse sämtlicher bisheriger Arbeitgeber
d. Nachweise über Fort- und Weiterbildungen
e. Praktika-Nachweise
f. Stipendienbescheinigungen
g. Referenzen
h. Arbeitsproben (Nur wenn gefordert oder bei Berufen aus dem Kreativbereich)

  • Dokumente aussortieren:

Wie zu sehen ist, kann eine Bewerbungsmappe schnell sehr umfangreich werden. Übertreiben sollte man es aber nicht, denn auch auf Personalentscheider wirken allzu üppige Bewerbungsunterlagen abschreckend. Bei der Zusammenstellung seiner Unterlagen sollten Bewerber sich fragen, welche Nachweise und Dokumente es tatsächlich braucht, um Personaler von den eigenen Qualifikationen zu überzeugen.

  • Keine Originale verwenden:

In eine Bewerbung gehören keine Originale, sondern nur Kopien. Beglaubigt müssen diese – es sei denn, dies wird ausdrücklich verlangt – nicht sein. Bei Schulzeugnissen und Weiter- oder Fortbildungszertifikaten genügt der Beleg der jeweils höchsten Qualifikation.

  • Schlechte Zeugnisse nicht weglassen:

Übrigens gehören auch schlechte Zeugnisse in die Bewerbung. Fehlende Nachweise schüren Verdachtsmomente und wirken sich meist noch negativer aus als ein schlechtes Zeugnis. Im Idealfall bekommen Bewerber im Bewerbungsgespräch die Möglichkeit, zu eher negativen Beurteilungen Stellung zu beziehen.

Das Anschreiben – Äußere Form, Aufbau und Sprache

Das Anschreiben ist das zentrale Dokument einer jeden Bewerbung und stellt die einzige Möglichkeit für Bewerber dar, aktiv auf den Personalentscheider Einfluss zu nehmen und diesen womöglich von der eigenen Qualifikation für einen vakanten Posten zu überzeugen. Diesem Schriftstück sollten sich Bewerber somit besonders intensiv widmen.

Form und Gestaltung

DIN-Vorgaben (DIN 5008)Zwar muss man sich nicht penibel an formale Vorgaben des Deutschen Instituts für Normung halten, jedoch liefert die DIN 5008 hilfreiche Vorgaben in puncto Gliederungen oder Schreibweisen von Telefonnummern und Daten, die insbesondere von Nutzen sind, verschickt man seine Bewerbung als Brief in Umschlägen mit Brieffenstern.
SchriftartEntgegen vieler Meinungen gibt es keine in Stein gemeißelten Vorgaben für die Schriftart bei der Bewerbung. Allerdings sollte man sich an den gängigen Schrifttypen orientieren.
Auf dem Bildschirm sind Serifenschriften schlecht zu entziffern. Hier empfiehlt sich Helvetica oder Arial.
Für schriftliche Bewerbungen ist Times New Roman zu empfehlen, da durch die Serifen das Lesen auf dem Blatt vereinfacht wird.
Seitenrand
  • Links 24mm
  • Rechts 8mm
  • Kein Blocksatz, dafür den linksbündigen Flattersatz verwenden
BetreffzeileEine Betreffzeile ist auf dem Anschreiben Pflicht, allerdings ohne Voranstellung des Begriffs „Betreff“.
Die Betreffzeile darf sich über maximal zwei Zeilen erstrecken und wird kursiv oder fett hervorgehoben.
In die Betreffzeile gehört die Stellenbeschreibung, auf die sich beworben wird. Ist man bereits vorab mit dem Personalentscheider in Kontakt getreten, darf darauf Bezug genommen werden.
AnredeWenn der Ansprechpartner bekannt ist, denn sollte die Anrede persönlich sein. Dabei unbedingt auf die korrekte Schreibung des Namens Acht geben.
LeserlichkeitLange Fließtexte vermeiden, dafür Absätze mithilfe von Leerzeilen integrieren. Ein Anschreiben gliedert sich optimal in fünf bis sechs Blöcke, die jeweils einen Gedankengang formulieren.
GrußformelHier darf beliebig formuliert werden. Standardmäßig heißt es: „Mit freundlichen Grüßen“
UnterschriftSie bildet den Abschluss des Anschreibens und ist Pflicht. Optimal wird mit blauer Tinte unterschrieben.

Inhalt, Sprache und Ausdruck – So überzeugt das Anschreiben

Eine Bewerbung darf durchaus wörtlich verstanden werden. Man soll mit seinem Anschreiben also etwas be-werben, was heißen soll, dass allzu hohe Bescheidenheit nicht der tugendliche Maßstab sein darf, an dem man sich orientieren sollte. Zwar sollte das Anschreiben auch nicht durch eine maßlose Selbstgefälligkeit auffallen, aber die eigenen Stärken dürfen durchaus in das rechte Licht gerückt werden. Vorab gilt es also zu klären, wo die eigenen Stärken überhaupt liegen und wie diese für den potentiellen Arbeitgeber sich vorteilig auswirken können.

Welche Anforderungen bringt die Arbeitsstelle mit? ⇒ Welche Fertigkeiten besitze ich? ⇒ Passen meine Fähigkeiten zum Anforderungsprofil? ⇒ Wie verknüpfe ich meine Stärken mit den Anforderungen am geschicktesten?

Bei der Formulierung des Anschreibens sollte stets aus der Sicht des neuen Arbeitgebers geschrieben werden. Jeder gute Werbetext präsentiert ein Produkt oder eine Dienstleistung aus Sicht potentieller Käufer. Bei einer Bewerbung ist der Bewerber im übertragenen Sinne das angebotene Produkt, der neue Arbeitgeber der Käufer. Bei der Bewerbung stehen folglich nicht die Wünsche des Bewerbers im Vordergrund, sondern die Vorteile, die der Arbeitgeber von einer möglichen Einstellung hat.

Infografik über korrekten Aufbau eines Bewerbungsanschreibens

Infografik: Wie ein Bewerbungsanschreiben aufgebaut und formuliert ist, entscheidet schlussendlich über Erfolg und Misserfolg einer Bewerbung. Infografikquelle: eigene Darstellung

Doch auch wenn der Aufbau des Anschreibens einer festen Logik folgen sollte, was Sprache und Ausdruck anbelangt, ist Variabilität nicht nur eine Option, sondern ein Muss. Dies ist innerhalb von Bewerbungen für handwerkliche Berufe womöglich nicht ganz so entscheidend, für andere Tätigkeiten aber umso wichtiger. Einige Beispiele:

TextbausteinStandardVariation
Bezug zum StellengesuchIch bewerbe mich auf Ihre Anzeige…Mit Interesse las ich Ihr Stellengesuch in der Süddeutschen Zeitung vom 26.06.16. Hiermit bewerbe ich mich…
Interesse weckenIhr Stellengesuch weckt mein Interesse…Dem Anforderungsprofil Ihrer Stellenanzeige kann ich mit langjähriger Erfahrung und Fachkenntnissen begegnen…
Vorstellung der eigenen PersonIch habe Maschinenbau studiert…Ich habe den Titel Master of Engineering vorzuweisen, den ich an der „Musteruniversität“ erwarb…
Nach dem erfolgreichen Abschluss meiner Ausbildung zur/zum… bin ich für eine neue berufliche Herausforderung bereit.
Ich stehe kurz vor Beendigung meiner Ausbildung zur/zum…
Eignung, Fähigkeiten, QualifikationSeit neun Jahren arbeite ich als…Neun Jahre sammelte ich spezifische Kenntnisse in den Bereichen…
Derzeit bin ich bei „Musterfirma“ im Bereich… tätig, wo ich täglich für… verantwortlich bin.
Derzeit arbeite ich bei…
OrganisatorischesAls Gehalt stelle ich mir …€ vor.Mein letztes Gehalt betrug …€ pro Jahr. Für meine nächste Anstellung stelle ich mir eine Gehaltsverbesserung vor.
Meine Tätigkeit kann ich ab dem 01. Oktober bei Ihnen aufnehmen. Gerne wechsle ich für diese Stelle meinen Wohnort.
Mein frühester Eintrittstermin ist der 01. Oktober. Ein Umzug wäre für mich kein Problem.
HandlungsaufforderungÜber eine Einladung zum persönlichen Gespräch würde ich mich freuen.Von meiner Eignung überzeuge ich Sie gerne in einem persönlichen Vorstellungsgespräch.
GrußformelMit freundlichen GrüßenIn Hoffnung auf positiven Bescheid verbleibe ich mit freundlichen Grüßen

Typische Fehler im Bewerbungsschreiben

Fehler in der Bewerbung müssen nicht sein und sind häufig das Produkt mangelnder Konzentration.

Fünf Prozent der Bewerber erhalten nie eine Rückmeldung auf ihre Bewerbung. Das kann zum einen daran liegen, dass zu viele Fehler im Schreiben gemacht wurden. Die Daten wurden durch YouGov erhoben. Bildquelle: file404 – 298953719 / Shutterstock.com

Beim Verfassen des Anschreibens sollte man auch immer das Stellenprofil sowie den Unternehmenscharakter im Hinterkopf behalten. Wer sich auf eine Stelle als Elektriker bewirbt, der sollte von einer weitschweifigen Beamtensprache Abstand nehmen.

Aus einem Bewerbungsschreiben, das eine Anstellung als leitender Chefarzt im Krankenhaus anstrebt, sollte bereits aus der Sprache und dem Ausdruck hervorgehen, dass der Bewerber sowohl fachliche Kompetenz besitzt, zugleich aber auch zu einer adäquaten Ausdrucksfähigkeit und sprachlichen Klarheit imstande ist.

Grundlegend gelten aber für alle Bewerbungen dieselben formalen Kriterien, woraus sich wiederum typische Fehlerquellen ergeben, die es nach Möglichkeit zu vermeiden gilt. Es folgen die größten Bewerbungsfehler:

  • Unpräzise Formulierungen: Trotz guten Ausdrucks sollten Formulierungen möglichst knapp und prägnant gehalten sein. Weitschweifende Ausführungen sind zu vermeiden.
  • Zu viele Details: Irrelevante Details gehören nicht in die Bewerbung. Es sollte nur das genannt werden, das sich tatsächlich positiv auf die Entscheidungsfindung des Personalentscheiders auswirkt.
  • Fokus auf alte Tätigkeiten: Der Fokus des Anschreibens sollte auf der neuen Anstellung liegen. Die Beschreibung der ehemaligen Tätigkeit sollte nicht zu ausführlich ausfallen.
  • Unsicherheit: Eine Bewerbung, die wenig Selbstbewusstsein vermittelt, ist ebenso unangebracht wie ein Anschreiben mit Hang zur Selbstverherrlichung.
  • Zu viele Höflichkeitsformeln: Zu viele Sätze mit „Ich hätte…“, „Ich könnte…“, „Ich würde…“ begonnen.
  • Qualifikationen nicht genannt: In jedes Anschreiben sollten die persönlichen Qualifikationen und Fähigkeiten konkret benannt werden.
  • Zu viele „Ichs“: Neutrale Formulierungen eignen sich besser als zu viele Ich-Sätze.
  • Formale Fehler: Zu viele Grammatik- und Rechtschreibfehler, keine Absätze im Anschreiben, fehlender Nachweise, keine Unterschrift.