Das „Gewerk“ Dokumentation ist als Teil des Projektmanagements ein essentieller Bestandteil (genauso wie das Qualitätsmanagement oder das Projektcontrolling) der Projektwertschöpfung. Oft wird auch heute noch als notwendiges Übel angesehen, wobei genau diese Dienstleistung als Grundlage für zusätzliches Geschäft für Anlagenbauer bzw. als Kostenspargrundlage für die Betreiber von verfahrenstechnischen Anlagen dienen kann.

Wie funktioniert die Projektdokumentation?

Projektdokumentation und Projektmanagement

Abb. 1 Projektdokumentation: Outtasking innerhalb des Projektmanagements


Die Projektdokumentation (auch Dokumentationsmanagement genannt) als Dienstleistung ist an die Struktur und an die Lebensphasen der Anlage gebunden und genau deswegen soll besonders straff organisiert sein.

Die straffe Organisation soll der Tendenz des Umfangs- und Kostenwachstums der projektbegleitenden Dokumentation entgegenwirken.
Der Umfang wächst weil

  • die gesetzlichen Bestimmungen wie z.B. das ProdHaftG, das UMWELTHG, die CE Konformitätskennzeichnung usw. zunehmen.
  • die Anlagen immer komplexer werden.
  • die Standards für den Betrieb und die Instandhaltung (Sicherheits- & Umweltmanagement) höher werden.

Die Kosten wiederum wachsen wenn:

  • die Zuständigkeiten im Dokumentationswesen gar nicht oder sehr unzweckmäßig festgelegt sind.
  • die Anlagendokumentation und die Einhaltung deren Integrität an außerordentlichen Dynamik gewinnen.
  • An dieser Stelle muss erwähnt werden, dass natürlich Anlagenbauer und Anlagenbetreiber das Thema der Projektdokumentation differenziert betrachten.
Projektdokumentation und seine Dienstleistungen

Abb. 2: Projektdokumentation: an die Struktur und Lebensphasen der Anlage gebundene Dienstleistung

Der Anlagenbauer: immer das Projekt vor Augen

Die Herausforderung für den Anlagenbauer ist die drei wichtigsten Parameter eines erfolgreichen Projektes im Gleichgewicht zu halten. Zeit, Budget und Qualität sind die Stellschrauben des Erfolges und letztendlich der Kundenzufriedenheit.
Entlang der Projektwertschöpfungskette sollen die definierten Meilensteine, wie im Anlagenbauvertrag vereinbart, eingehalten werden. Daraus resultieren sich auch die Meilensteine für die Dokumentation. D.h. die richtigen Dokumente (Form, Anzahl, Inhalt) müssen rechtzeitig bei den vereinbarten Stellen (Plannungs-, Montage-, Inbetriebnahmeteam) sein. Sollte dieses Teilziel verfehlt werden:

  • entstehen Zusatzkosten weil:
    • Meilensteinen müssen verschoben werden.
    • der Einsatz von Personal und Equipment verlängert sich.
    • Zahlungseingänge, die an der Meilenstein-Dokumentation gebunden sind verspäten sich.
  • entsteht Kundenunzufriedenheit weil durch die Verschiebung des Projektendes, die Einhaltung der „Time-to-Market“ Vereinbarung gefährdet ist.

Während der Projektabwicklung stellt die Projektdokumentation die zentrale Kommunikationsplattform zwischen Auftraggeber, Auftragnehmer und Lieferanten.

Eine Reihe von Mitarbeitern kontrollieren den Dokumentenfluß und sorgen dafür, dass Projektdokumente jeglicher Art so abgelegt werden, dass diese beim Bedarf gefunden und weitergeleitet werden. Die wichtigsten Akteure dabei sind die Document Controller, die Document Expediter und die Lead Engineer Documentation, die wie Dienstleister innerhalb des Projektes agieren.

Der Lead Engineer Dokumentation trägt als Teilprojektleiter die Verantwortung für das Gewerk Dokumentation und deswegen ist es wichtig, dass er auch beim Kick off Meeting anwesend ist und somit die 1.Phase für die Teilaufgabe „Projektdokumentation“ einleitet:

Phase 1

  • Erstellung eines Dokumentationskonzeptes, -zeitplanes anhand der Dokumentationsrichtlinie (Ordnungstechnik auf Ablage- und Dokumentenebene).
  • Auslegung der Schnittstellen zum Eigen-, zum Kundenprojektteam und zu Lieferanten.
  • Falls nicht vorhanden: Vorschlag einer DMS-Software anhand des Projektanforderungsprofils.
  • Prozeduren festlegen für Abweichungsbehandlung.

Danach folgt die 2. Phase nämlich die Umsetzung der Vorgaben aus der 1. Phase. Der Schwerpunkt liegt primär in der Handhabung der Projektdokumentation wobei die Zusammenstellung der As-Built Dokumentation nicht außer Acht gelassen wird. Die konstruktiven Änderungen oder Anpassungen, die während der Errichtung auf der Baustelle entstehen, sollen der Dokumentationsabteilung gemeldet werden.

Phase 2

  • Formale Prüfung der gelieferten Dokumente und Vergleich mit den Projektvorgaben.
  • Reklamation / Anforderung vertragskonformer Dokumente.
  • Dokumente / Daten termingerecht registrieren und archivieren.
  • Termin-, Ablage- und Verteilkontrolle von ein- und ausgehenden Dokumenten.
  • Planung und Nachführen des Dokumentenflusses gemäß Projektfortschritt.
  • Zusammenstellung der jeweiligen Meilenstein-Dokumentation.
  • Organisation und Kontrolle des Dokumentenflusses für den Änderungsdienst.

Der Übergang von der 2. zu der 3. Phase ist sehr personal- und kostenintensiv. Die 3. Phase beginnt offiziell in der Regel nach der mechanischen Fertigstellung der Anlage. Der Schwerpunkt liegt fast ausschließlich in der Erstellung der As-Built Dokumentation. Diese wird sowohl elektronisch als auch in Papierform (mehrfache Ausfertigung) ausgehändigt.

Phase 3

  • Zusammenstellen der Enddokumentation.
  • Integrität der Enddokumentation sicherstellen.
  • Übergabe der Enddokumentation an den Kunden bzw. Endkunden (Abnahme-Protokoll).
  • Restaktivitäten definieren ggf. abarbeiten.
  • After-Sales-Service.
  • Abschlussworkshop zur Sicherung von Erfahrungen (optional).

Der Anlagenbetreiber: Minimierung der Produktionsunterbrechung vor Augen

Die größtmögliche Auslastung der Anlage, bei der höchstmöglichen Verfügbarkeit dieser und absolute Gewährleistung der Anlagensicherheit ist das Ziel des Anlagenbetreibers.

Dabei bedient er sich die Methoden und Strategien des Investitions- & Instandhaltungsmanagement, des Sicherheitsmanagement und des Umweltmanagement.

  • Investitions- & Instandhaltungsmanagement
    • Umbau, Ausbau, Instandhaltung: Minimierung der Produktionsunterbrechung.
    • Gewährleistung der Sicherheit.
    • Kostensenkung des jährlichen Instandhaltungsaufwandes.
  • Sicherheitsmanagement
    • CE-Kennzeichnung: der Hersteller ist zu einer angemessenen technischen Dokumentation verpflichtet.
      • Ein Hersteller laut EU-Gesetzgebung ist wer:
        -ein Produkt wesentlich verändert oder umbaut.
- die Oberaufsicht für die zuvor genannten Tätigkeiten trägt.
    • ProdHaftG: verschuldensunabhängige Haftung – z.B. bei Fehlbedienung
Dies bedeutet: erhöhte Instruktions- und Dokumentationspflicht (z. B. Betriebshandbuch).
  • Umweltmanagement
    • UmweltHG:
      • verschuldensunabhängige Gefährdungshaftung des Anlageninhabers trotz bestimmungsgemäßen Anlagenbetriebes.
      • Beweislastumkehr erreichen durch Nachweis des bestimmungsgemäßen
Betriebes = Dokumentation des bestimmungsgemäßen Betriebes.
      • Verjährung der Haftung erst nach Anlagenende (z.B. 30 Jahre).

Diese gesetzlichen Anforderungen an den Betreiber von verfahrenstechnischen Anlagen zeigen dass die Dokumentation eine wichtige Grundlage für den erfolgreichen Anlagenbetrieb darstellt.

Die Dokumentationsintegrität muss regelmäßig überprüft werden. Ansonsten droht z.B. dass bei dem nächsten Investitionsvorhaben die Erarbeitungszeit bei der Einreichung von Genehmigungsanträge für genehmigungspflichtige Maßnahmen steigt.
Die regelmäßige Konsolidierung kann auch in 3 Phasen erfolgen:

Phase 1

  • Definition der Tasks und der Service Levels der Dokumentenkonsolidierung:
    • Organisationsanalyse (warum sind die Abweichungen entstanden).
    • Dokumentenanalyse (Liste wichtiger Dokumentenklassen).
    • Nennung eines betroffenen Bereiches für die pilotäre Durchführung der Dokumentenkonsolidierung.
  • Erstellung eines Dokumentationskonzeptes, -zeitplanes (Handlungsabläufe, Richtlinien).
  • Auslegung der Schnittstellen zu anderen Projekten, Systemen etc. (z.B. CAD-Anlage).
  • Analyse der vorhandenen informationstechnischen Infrastruktur (DMS Vorschlag).
  • Darstellung der ermittelten Verbesserungspotenziale / Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.
  • Prozeduren festlegen für Abweichungsbehandlung.

Danach beginnt die Fleißarbeit. Der Schwerpunkt liegt in der Ist-Aufnahme der Anlage. Mit Hilfe der vorhandenen R&I Schemata, Rohrleitungsisometrien usw. wird verglichen ob die vorhandene Anlagendokumentatiion den As-Built ( wie gebaut) Zustand entspricht. Mit Hilfe von Vermessungstechnikern, Rohrleitungsbauer usw. wird die Anlage gründlich untersucht und wenn Abweichungen festgestellt werden, sind diese als Rotstiftkorrekturen auf den Dokumenten markiert (Red Marks).

Die korrigierten Dokumente werden aktualisiert (z.B. technische Zeichner erstellen neue Revisionen der betroffenen Zeichnungen) und die neue Version der Dokumentation wird als die aktuelle As-built Revision gespeichert.

Phase 2

  • Dokumentation-Richtlinie aufsetzen unter Berücksichtigung der rechtlichen Konformität (z. B. UMWELTHG, CE-Kennzeichnung) um die Integrität der Dokumentation (Vollständigkeit, Aktualität, Konsistenz) zu bewahren.
  • Handlungsabläufe (Workflow) modellieren (z.B. Änderungsdienst).
  • Einführung der Dokumenten-Management-Software (DMS).
  • Abgleich der Dokumentation mit dem Ist-Zustand der Anlage (Ist-Aufnahme).
  • Erfassung der Neudokumentation bzw. der Alt-Dokumentation über definierten Schnittstellen (z.B. Scannen).

Nach dem Abschluss der Dokumentationsaktualisierung für den pilotären Bereich beginnt die 3. Phase Es sollte beurteilt werden ob die Hauptziele erreicht wurden wie z.B.

  • war der tatsächliche Aufwand für die Arbeiten richtig geschätzt?
  • war das vorhandene Personal und Equipment ausreichend bzw. immer verfügbar für die Aufgabe?
  • Ist die Auslagerung der Arbeiten an einem externen Dienstleister sinvoll?

Phase 3

  • Restaktivitäten definieren ggf. abarbeiten.
  • Abschlussworkshop zur Sicherung von Erfahrungen.
  • Unternehmensweite Einführung vorbereiten ggf. durchführen.

Fazit

Die Projektdokumentation (die Dokumentationserstellung bei den Anlagenbauern bzw. die Dokumentationskonsolidierung bei den Anlagenbetreibern) kann es zu einer Kostenfalle werden, wenn es nicht straff organisiert wird, und stiefmütterlich behandelt wird. Im Anlagenbauvertrag zwischen Anlagenbauer und Anlagenbetreiber gilt die Dokumentationslieferung als Vertragspflicht. Die Lieferverzögerung wird pönalisiert wenn z.B. behördliche Genehmigungen vom Liefertermin der Dokumentation abhängen. Für den Anlagenbetreiber hat die Dokumentationsintegrität eine doppelte Rolle: Erfüllung von gesetzlichen Vorschriften und wichtige Voraussetzung für den Instandhaltungs- und Investitionsplan.

Leistungen der Staffxperts GmbH für das Gewerk Dokumentationsmanagement/Projektdokumentation

Staffxperts kann eine beindruckende Expertise in Sachen Projektdokumentation nachweisen.

Sie unterstützt zahlreiche Anlagenbauer und Anlagenbetreiber aus den Bereichen Chemieanlagenbau und Energietechnik, Verteilernetzbetreiber, Versorger und Dokumentationsdienstleister bei der Besetzung von Stellen rund um das Thema Projektdokumentation (projektbezogen aber auch permanent).

Die am häufigsten vermittelten Berufsbilder sind:
technische Zeichner, Vermessungstechniker, Experten für die Ist-Aufnahmen, Dokumentenkontroller, Lead Ingenieure für das Gewerk Dokumentation.